Im Bereich der Serviceaufträge ist es häufig erforderlich, bestimmte Personen direkt über den Fortschritt oder Abschluss eines Auftrags zu informieren. Dies geschieht beispielsweise beim Erzeugen eines Arbeitsrapports, der automatisch als PDF-Dokument per E-Mail versendet werden kann.

In der Konfiguration kann festgelegt werden, ob für die Auswahl der Ansprechpartner ausschließlich die Kontakte des Auftraggebers angezeigt werden sollen oder zusätzlich auch jene des Warenempfängers.

• Ansprechpartner zu Auftraggeber: Ist diese Option aktiviert, erscheinen im Auswahlfeld ausschließlich Ansprechpartner, die im SAP-System dem Geschäftspartner „Auftraggeber“ zugeordnet sind.
• Ansprechpartner zu Warenempfänger: Ist diese Option ebenfalls aktiviert, können zusätzlich die Ansprechpartner des Warenempfängers ausgewählt werden. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die Ware an eine andere Adresse geliefert wird und die Kommunikation mit dem lokalen Kontakt erfolgen soll.

• Bei der Erfassung von Rückmeldungen kann ein Ansprechpartner ausgewählt werden, an den automatisch der Arbeitsrapport (PDF) gesendet wird.
• Die Ansprechpartner werden in einem Dropdown-Menü angezeigt. Dieses zeigt Namen, E-Mail-Adressen und ggf. weitere Kontaktdaten.
• Die Sprachwahl des Rapports richtet sich ebenfalls nach der Auswahl im Formular.

Die Ansprechpartner müssen im SAP-System sauber gepflegt und den jeweiligen Geschäftspartnern korrekt zugeordnet sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Auswahl im Rückmeldeformular sinnvoll und vollständig ist.